52 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Saat Interview & Cara Menjawabnya

Dalam dunia bisnis, surat permintaan barang tetap menjadi alat komunikasi resmi antara perusahaan dengan pemasok. 

Oleh sebab itu, memahami contoh surat permintaan barang sangat penting bagi karyawan di berbagai bidang agar proses bisnis berjalan lancar. 

Seperti namanya, surat permintaan barang berfungsi untuk mengajukan permintaan pengiriman barang tertentu, baik berupa bahan baku maupun produk lainnya. Meskipun kini ada banyak alat komunikasi yang beredar, surat permintaan barang masih eksis digunakan. 

Di artikel ini, kita akan membahas tentang fungsi, struktur, contoh, hingga template surat permintaan barang yang bisa kamu gunakan sebagai referensi ketika menulis nanti. Yuk, catat dan perhatikan baik-baik!

Fungsi Surat Permintaan Barang

Selain berfungsi dalam mempermudah proses transaksi, surat permintaan barang juga memiliki fungsi lain yang sayang untuk dilewatkan, di antaranya adalah:

1. Tanda Permintaan Barang

Salah satu fungsi surat permintaan barang yang paling mencolok adalah sebagai tanda permintaan barang dari perusahaan kepada pemasok.

Surat ini biasanya dikirimkan ketika perusahaan kekurangan stok barang, seperti bahan baku atau barang jadi yang dibutuhkan untuk kelangsungan operasional.

2. Media Negosiasi 

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat permintaan barang juga berfungsi sebagai media negosiasi antara perusahaan dan pemasok. 

Di dalamnya, kamu bisa menemukan informasi penting tentang harga yang ditawarkan dan berbagai ketentuan lainnya, yang memudahkan kedua belah pihak mencapai kesepakatan yang menguntungkan.

3. Perintah Pengiriman Barang 

Tak hanya sebagai sarana negosiasi, surat permintaan barang juga berfungsi sebagai perintah pengiriman barang. 

Di dalamnya tercantum tanggal dan rincian pengiriman barang yang harus dilakukan oleh pemasok dalam jangka waktu yang telah disepakati, memastikan barang sampai tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Detail Permintaan Barang dan Nilai Pembayaran

Biasanya, perusahaan akan memberikan detail terkait permintaan barang, seperti jumlah dan ukuran barang yang diperlukan.

Selain itu, nilai pembayaran yang telah disepakati, baik yang sudah dibicarakan sebelumnya maupun hasil negosiasi terbaru, juga tercantum dalam surat ini, sehingga memudahkan kedua pihak dalam melakukan transaksi.

Baca juga: 25 Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa Plus Templatenya!

No	Nama Barang	Spesifikasi	Jumlah	Satuan
1	Laptop	Intel Core i7, RAM 16GB, SSD 512GB	5	unit
2	Printer	LaserJet, Cetak Warna	3	unit
3	Proyektor	Full HD, 4000 Lumens	2	unit
4	Monitor	LED 24 Inch	6	unit
5	Keyboard & Mouse	Wireless	10	set
6	Headset	Noise Cancelling	8	unit
7	Flash Drive	64GB	15	unit

Kami berharap PT MAKMUR ELEKTRONIK INDONESIA dapat memenuhi permintaan barang sesuai dengan spesifikasi di atas. Untuk informasi lebih lanjut mengenai harga, pengiriman, dan metode pembayaran, silakan menghubungi kami melalui kontak yang tertera.

Kami berharap PT EDU TEKNO SEJAHTERA dapat memenuhi permintaan barang sesuai spesifikasi yang tertera di atas. Mohon juga disertakan informasi terkait:

1. Syarat pembayaran
2. Potongan harga untuk pembelian dalam jumlah besar
3. Cara pengiriman dan estimasi waktu pengirima 
4. Layanan purnajual serta garansi

Struktur dan Isi Surat Permintaan Barang

Sama seperti surat resmi lainnya, surat permintaan barang juga memiliki bagian-bagian tertentu yang harus diikuti dalam pembuatannya. Oleh sebab itu, surat ini tidak bisa dibuat secara sembarang. 

Bagian tersebut, antara lain:

1. Identitas Perusahaan Pembeli 

Pertama, kamu perlu melampirkan identitas dari perusahaanmu, termasuk nama. Sertakan informasi lengkap, seperti nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email yang bisa dihubungi. 

Hal ini penting agar pemasok tahu siapa yang mengajukan permintaan dan dapat menghubungi perusahaan jika diperlukan.

2. Tanggal Pengiriman Surat 

Seperti surat resmi pada umumnya, kamu juga perlu mencantumkan tanggal pengiriman surat dengan jelas. 

Hal ini penting untuk mencatat kapan surat tersebut dikirim, serta memberikan referensi waktu bagi kedua belah pihak.

3. Nomor Surat

Pada bagian awal jangan lupa untuk mencantumkan nomor surat seperti halnya surat resmi pada umumnya, ya! Nomor surat ini ber

4. Identitas Penerima Surat atau Pihak yang Dituju

Pastikan surat permintaan barang dikirimkan ke pihak yang tepat. Oleh karena itu, cantumkan dengan jelas nama perusahaan pemasok dan alamat lengkap mereka agar  surat bisa sampai ke tangan yang tepat.

5. Identitas Pengirim Surat Permintaan Barang 

Jika kamu berpikir bahwa identitas surat permintaan barang ini sama seperti identitas perusahaan pembeli maka kamu keliru, lho. 

Walaupun identitas perusahaan pembeli sudah dicantumkan di awal, penting untuk mencantumkan nama lengkap dan jabatan perwakilan perusahaan yang menandatangani surat permintaan.

6. Detail Informasi Barang yang Diinginkan 

Informasi tentang barang yang akan dibeli, seperti nama barang, tipe, ukuran, hingga model barang juga wajib kamu lampirkan dalam surat permintaan yang akan kamu kirim. Hal ini berfungsi untuk menghindari kesalahan pengiriman nanti. 

7. Kualitas dan Kuantitas Barang 

Jangan lupa untuk menambahkan informasi mengenai kualitas dan kuantitas barang yang diinginkan. Jika ada spesifikasi khusus mengenai kualitas atau bahan, sebutkan secara jelas agar pemasok dapat memenuhi harapan Anda.

8. Keterangan Lampiran 

Di bagian keterangan lampiran ini, kamu bisa mencantumkan berbagai informasi tambahan yang diperlukan, seperti harga barang, spesifikasi produk, detail pembayaran, nilai transaksi satuan, dan total nilai transaksi. 

Jangan lupa untuk menyebutkan cara pembayaran yang disepakati antara perusahaan pembeli dan pemasok.

9. Tanda Tangan Perwakilan Perusahaan Pembeli 

Pastikan untuk membubuhkan tanda tangan perwakilan perusahaan di bagian akhir surat. Hal ini berfungsi sebagai pertanda bahwa informasi yang tercantum dalam surat tersebut adalah informasi resmi. 

Baca juga: 25 Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa Plus Templatenya!

Contoh Surat Permintaan Barang 

Agar lebih memahami cara membuat surat permintaan barang, kamu bisa melihat contohnya melalui beberapa surat permintaan barang di bawah ini: